A red@ção do correio eletrônico

A clareza e a etiqueta viraram qualidades cada vez mais valorizadas na comunicação on-line

Maria Helena da Nóbrega

A quantidade de mensagens eletrônicas enviadas e recebidas diariamente ampliou o contato com o texto escrito e fez prosperar o número de autores e leitores. De maneira bastante rápida, a correspondência eletrônica invadiu a comunicação diária, e mesmo os mais refratários aos avanços tecnológicos tiveram de aprender a usar o computador, para não perder oportunidades profissionais ou eventos sociais cujas respostas são solicitadas por e-mail, por exemplo. A facilidade na utilização, a rapidez na resposta - às vezes on-line - e a economia com gastos de postagem pelo correio contribuíram de forma decisiva para a disseminação desse tipo de comunicação.

Difundir formas adequadas para a correspondência eletrônica ajuda a evitar o mau uso da tecnologia, como os presenciados quando as pessoas começaram a ter acesso a telefones celulares e obrigavam todos os presentes, em lugares públicos, a ouvir assuntos privados. Hoje esse tipo de gafe ocorre, ainda que de forma mais rara, mas já é visto como deselegância. A etiqueta também já ensinou que atender ao celular em cinemas é grosseria extrema rejeitada pelas regras mais básicas de educação.

Como ocorreu com os meios anteriores, a orientação sobre como usar adequadamente a correspondência eletrônica auxilia a evitar, por exemplo, que o e-mail enviado a algum colega seja distribuído inadvertidamente a todos os funcionários da empresa, com assuntos que o emissor preferiria não tornar públicos, pelo menos não da maneira como aparecem no texto.

Eis, a seguir, algumas sugestões que podem impedir que o e-mail naufrague nas ondas da internet ou intranet (rede privada utilizada em determinada empresa).

Maria Helena da Nóbrega é professora do Departamento de Letras Clássicas e Vernáculas da USP. Leciona na Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade, campus de Ribeirão Preto. É autora de Estratégias de comunicação em grupo (Atlas, 2007).

Para a pressa na leitura, exatidão na escrita 

É fundamental lembrar que o destinatário do e-mail provavelmente esteja atarefado, com várias atividades a desenvolver e decisões a tomar. Na correria dos afazeres diários, uma leitura rápida do texto é o máximo que ele poderá fazer para apreender de que se trata: uma solicitação, um agendamento, uma confirmação, um cancelamento etc. O fator tempo, no entanto, não justifica colocar as respostas e comentários no meio do texto recebido. Em vez de quebrar o e-mail, deve-se responder em texto personalizado.

Os e-mails apresentam um tipo de texto que recorre à língua escrita e língua falada, produzindo uma mescla entre as características dessas duas linguagens. A redação rápida assemelha-se à fala de improviso. Pensa-se e digita-se quase simultaneamente. No entanto, como o texto não terá intervenções do destinatário em relação a imprecisões, tampouco o redator poderá esclarecer trechos obscuros. Consequentemente, escrever de maneira rápida exige bom poder de síntese e boa capacidade de ler e reler, para editar o texto antes de enviá-lo.

Adapte-se ao nível de formalidade 

Quando o e-mail é enviado em substituição a um bilhete ou contato telefônico, a linguagem usada pode ter maior grau de informalidade. Nesses casos, ele aproxima-se da fala, embora seja importante considerar que a mensagem será lida. Um dos problemas comunicacionais advém de o redator escrever como se falasse despreocupadamente, com frases mal organizadas e sem clareza. Mesmo que o texto tenda à informalidade, devem-se evitar erros que comprometam a imagem do redator e da instituição que ele representa.

Quando o meio eletrônico substitui memorando ou comunicado interno, a formalidade aumenta, tendo em conta o conteúdo e o destinatário. Aí é preciso considerar as características da redação empresarial, que se renovou nestes anos. Tropeços são mais facilmente evitados quando se tem hábito de leitura de textos bem escritos. Como redação empresarial demanda rapidez, convém redobrar a leitura não só de livros de sua área, pois isso facilitará a redação coesa e coerente.

Não embaralhe ideias 

Os textos devem priorizar a simplicidade, clareza e objetividade. Uma vez que ninguém tem tempo a perder, o vocabulário deve fazer parte da linguagem usual, sem rebuscamentos que tornem a mensagem hermética. Simplicidade vocabular, entretanto, não significa repetição exaustiva de termos, daí a importância de ampliar o vocabulário por meio de leituras constantes. Adquirir o hábito de leitura também leva à redação concisa, pois os e-mails devem ser breves. Lendo apreende-se a estrutura do texto escrito, o que facilita a produção de textos concisos, coerentes e coesos. 

Embaralhamentos de idéias devem ser eliminados, pois eles dificultam ou impossibilitam o entendimento. Dá-se preferência, portanto, a frases curtas. Além de elas serem mais fáceis de compreender, textos longos cansam o leitor, que tentará, em pouco tempo e muitas vezes sem sucesso, entender de que trata o fluxo de idéias que jorra do texto. Esse estilo emaranhado também foge à objetividade necessária à redação profissional.         

Faça releitura

O texto escrito pressupõe releitura, e isso vale também para correio eletrônico. Mesmo dispondo de pouco tempo, o redator deve reler o texto para perceber se o sentido corresponde à intenção motivadora do ato de escrever. A pontuação requer cuidados especiais, pois sinais ausentes ou inadequados podem alterar o sentido do que se pretende dizer. A entonação ascendente de uma interrogativa direta permanecerá apenas na mente do autor, caso o texto escrito não apresente o sinal de interrogação, e por isso não haverá resposta. Outro exemplo são as vírgulas, cuja presença ou ausência pode alterar o significado: "Ele não falou, de alegria" ou "Ele não falou de alegria". No primeiro caso de alegria refere-se à disposição psicológica da pessoa, e no segundo caso diz respeito àquilo sobre o que ele não falou.

Reler o e-mail e editá-lo antes do envio são atitudes que ajudam a garantir que a mensagem pretendida seja condizente com o que se escreveu.             
                      

Anuncie com clareza o tópico frasal
Para otimizar o tempo de leitura, o item "assunto" já deve anunciar com clareza o tópico frasal, ou seja, uma síntese do tema principal do texto.
De	Gabriela
Para	Armando
Assunto	Cancelamento da reunião de 15/9/2008

                                       

Clareza da mensagem
Mesmo quando se repassa um material recebido, favorece a clareza da mensagem escrever o "assunto" e uma breve introdução no corpo do e-mail, para esclarecer por que o tema é de interesse do destinatário.
De	Manoel
Para	Fábio
Assunto	Curso como falar em público
Bom-dia, Fábio Recebi  o arquivo anexo.  Como você me falou sobre o seu interesse em fazer cursos nesta área, talvez ele traga o que você procura. Abraços. Manoel.

Verificação de e-mails e respostas

Com a massificação da tecnologia, as pessoas trabalharão menos, conjecturaram no início da era tecnológica. Engano! Trabalha-se mais, pois as máquinas não necessitam de repouso e podem estar ininterruptamente conectadas.

O correio eletrônico deve ser verificado com freqüência. Como dispensa carteiro, a resposta é aguardada ASAP, as soon as possible (tão cedo quanto possível), o que é entendido como imediatamente. Pode ser que o remetente aguarde resposta para agendar reunião. Caso se fique ausente, deve-se programar a "resposta automática", para que os outros sejam notificados sobre quando irá a resposta.

Elegância eletrônica

É elegante responder a todas as mensagens recebidas, no mínimo para acusar o recebimento. Sem isso, o remetente pode sempre ficar em dúvida se o e-mail foi realmente recebido. Ignorar o e-mail de um colega de trabalho equivale a ignorá-lo, o que é no mínimo uma descortesia. Além disso, o envio não garante que a mensagem tenha sido lida. Portanto, nada de cobrar do colega uma posição discutida por e-mail e, se houver urgência - urgentíssima - para decidir algo, é melhor optar por telefonar ao colega, na impossibilidade de encontrá-lo pessoalmente.

Para finalizar o texto, despeça-se do destinatário com cordialidade. Pode-se optar por usar uma assinatura padrão com poucas linhas sobre informações básicas do remetente: nome completo, empresa, cargo, telefone.

E-mails são confidenciais?

A maneira mais natural para tratar os e-mails é considerá-los como uma correspondência escrita, seja uma carta, seja um cartão-postal. Em ambos os casos, prega a boa educação que não se tenha acesso ao texto sem a permissão do destinatário. No entanto, mesmo quando o conteúdo encontra-se lacrado, alguém pode abri-lo. E e-mails não vêm em envelopes! A facilidade em reproduzi-los e enviá-los a terceiros pode minimizar o ato de violação, de ofensa ao direito alheio.

Nunca se deve repassar o texto recebido de uma pessoa para outras, exceto com o consentimento dela. Sem permissão, agride-se o senso de confiança, princípio básico nas relações sociais. Por outro lado, convém redigir levando em conta que o texto poderá ser eventualmente lido por outras pessoas além do destinatário.

E-mail não rima com emoção

Escrever não é o mesmo que conversar frente a frente, contando com recursos corporais, expressões fisionômicas, entonação de voz, maneirismos reveladores das intenções etc. É preciso ter domínio da linguagem escrita para conseguir envolver o leitor e trabalhar com as emoções dele, dispondo-o para o riso, a tristeza, a curiosidade etc. Felizmente, para escrever bem e-mails não são necessárias tais habilidades, desde que o autor não tente lidar com conteúdo emocional.

O melhor é evitar expor-se emocionalmente por e-mail, pois as chances de ser mal interpretado são grandes. Portanto, devem-se frear os instintos bélicos ao receber um e-mail do qual se discorde. Escrever em CAIXA ALTA, como se estivesse gritando, não é civilizado. O ideal é acalmar-se e escolher outro momento (e meio) para solucionar o assunto. Mesmo brincadeirinhas devem ser evitadas, pois os recursos gráficos disponíveis nem sempre darão conta de transmitir a intenção de forma inequívoca. Conhecer as limitações dessa tecnologia impõe um comportamento verbal mais comedido.

Ética e e-mail

Ao utilizar o e-mail de uma empresa, a voz que se manifesta no texto não é apenas a do autor, mas também a da instituição que ele representa. Por conseguinte, as informações veiculadas devem ter credibilidade e não comprometer a empresa e os demais profissionais. Respeitar o destinatário é essencial, tanto no conteúdo quanto na forma do texto. Qualquer deslize será interpretado como sendo do autor, mas também contribuirá para macular a imagem da empresa.

Nesse contexto, não há espaço para enviar a piada mais engraçada do mundo ou a corrente que trará a felicidade eterna e, portanto, não pode ser quebrada. Esse tipo de mensagem, além de agressiva e constrangedora, revela muito do emissor.

A redação adequada de e-mails, com concisão, coesão e coerência textuais, forma uma imagem afirmativa do autor, adiciona pontos positivos a seu marketing pessoal. As empresas sabem disso, por isso valorizam cada vez mais quem sabe se expressar bem por escrito e pode representá-las com dignidade. Por isso muitas delas criam um código de ética que deve ser usado por todos os que utilizam o correio eletrônico em nome da empresa. Fica aqui a sugestão de que as empresas que ainda não têm esse protocolo criem-no, pois ele educa e conscientiza o usuário sobre a utilização correta e ética do e-mail. Nas escolas, o aluno também deve receber as normas definidas pela instituição de cuja tecnologia ele passa a usufruir.

http://revistalingua.uol.com.br/textos/1/artigo247904-1.asp